Tipps für den effizienten Einsatz von Social Media bei Events

In diesem Blogpost möchten wir euch einige Tipps & Tricks weitergeben, wie Social Media zielführend in der Live-Kommunikation vor- während und nach Veranstaltungen (Messen, Events, Konferenzen etc.) eingesetzt werden kann. Wie generell bei unseren Blogposts gilt auch hier, die Inhalte entsprechen unseren eigenen Erfahrungen und Ansichten. Wir hoffen, diese sind auch für euch hilfreich und für die Praxis anwendbar. Es sind jedoch keine Patentrezepte und der Einsatz von Social Media an Events wird je nach Unternehmensgrösse, Branche, Art der Veranstaltung sowie weiteren Faktoren, mehr oder weniger Sinn machen und die Massnahmen können entsprechend unterschiedlich ausfallen.

Veranstaltungen sowohl mit klassischen wie neuen Kommunikationsinstrumenten bewerben

Es reicht heute aus unserer Sicht nicht mehr aus, Veranstaltungen ausschliesslich über die klassischen Medien bekannt zu machen. Diese braucht es nach wie vor - aber nicht ausschliesslich. Bei Ausserachtlassung der neuen, interaktiven Medien vergibt man sich eine grosse Chance, noch mehr Publikum zu erreichen und mit diesen über einen sehr effizienten Kanal in Dialog zu treten. Der Einsatz von Social Media hat sich neben dem Live-Event gerade auch im Vorfeld und in der Nachbearbeitung von Veranstaltungen als sehr praktisch und effizient erwiesen. Hier einige Möglichkeiten für den Einsatz von Social Media bei Veranstaltungen.

Im Vorfeld der Veranstaltung

• Falls nicht bereits geschehen - eigene Social Media Präsenz aufbauen (Facebook, Twitter etc.). Ohne das geht nichts. Sobald diese Hausaufgaben gemacht sind, kann's losgehen.
   
• Hashtag für die Veranstaltung definieren und diesen frühzeitig in die Kommunikation (on- und offline) miteinbeziehen und in der Community verbreiten. Vorgängig prüfen ob dieser Hashtag nicht schon existiert und die Bezeichnung einfach und treffend ist. In der Regel werden Abkürzungen verwendet. Handelt es sich um eine wiederkehrende Veranstaltung ist zu definieren, ob diese immer unter dem gleichen Hashtag promoviert werden, oder ob jede Veranstaltung einen eigenen Hashtag kriegt (z.B mit Jahreszahl, Nummern etc.). Als gutes Beispiel die jährlich wiederkehrende Netzkonferenz re:publica (#rp12/#rp13 etc.).
   
• Bei der Kommunikation neben den bewährten Kommunikationsmitteln konsequent auch die eigenen Social Media Kanäle miteinbinden (Blog, Twitter, Facebook, Google+, Xing, Linkedin etc.). Bei Bedarf die relevanten Informationen & Eckdaten zum Event (Programm, Datum, Referenten etc.) in den Portalen eintragen und über die verschiedenen Kanäle kommunizieren.Jedes Unternehmen muss aufgrund seiner Ausrichtung selber entscheiden, welche Social Media Kanäle es einsetzen möchte. Weniger ist manchmal mehr. Viel wichtiger ist es, die gewählten Medien anschliessend aktiv zu bewirtschaften!
   
• In einem regelmässigen Intervall relevante Informationen zum Event via Social Media weitergeben und so den Spannungsbogen zur Veranstaltung aufbauen. Achtung: nicht übertreiben und wirklich nur relevantes kommunizieren!

Während der Veranstaltung

Im Vorfeld definieren, wie aktiv Social Media und insbesondere Twitter für den Event eingesetzt werden soll. Bei gewissen Veranstaltungen lohnt es sich, die Community am Event aktiv teilhaben zu lassen. Dafür kann beispielsweise eine Twitterwall eingerichtet werden. Die Eventbesucher können somit die verfassten Tweets mit den entsprechenden Hashtags in Echtzeit auf dem Screen mitverfolgen.

• Es macht aus unserer Sicht keinen Sinn, Tweets während der Veranstaltung einfach nur anzuzeigen. Es fehlt der Mehrwert dabei. Besser ist es, im Vorfeld zu definieren wie das ganze durch den Veranstalter “moderiert” werden kann. Dafür eignen sich besonders auch Wettbewerbe, Umfragen etc. Natürlich müssen Tweets, welche sich mit Fragen etc. direkt an die Organisatoren richten auch zeitnah beantwortet werden. Dies ist eine der Grundregeln in Social Media - die Community nicht ignorieren. Bei falscher oder sehr passiver Anwendung kann das schnell auch mal kontraproduktiv werden. Wichtig: Social Media wirklich als Dialogkanal einsetzen und nicht mit den neuen Medien weiterhin “Ein-Weg-Kommunikation” betreiben!
   
• Fotos,Videos, Interviews oder weitere multimedialen Inhalte der Veranstaltung aufnehmen und zeitnah über die Kommunikationskanäle verbreiten. Einige Impressionen können als “Appetitmacher” dabei bereits am Event selber gezeigt werden. Die heutige Technologie und die neuen Medien machen’s möglich!
   
• Es gibt natürlich zahlreiche weitere Möglichkeiten, wie Social Media während der Veranstaltung miteinfliessen kann (Live-Schaltungen mit Google Hangout, Checkin-Möglichkeit mit Special via Foursquare, Wettbewerb über Social Media und Live-Verlosung vor Ort etc.).

Nach der Veranstaltung

• Tweets, Blogposts, Interviews, Fotos & Videos mittels den passenden Kommunikationsmitteln den Gästen der Veranstaltung zukommen lassen. Gewisse Inhalte sind allenfalls ausschliesslich für die Gäste bestimmt, andere wiederum können breit über Social Media kommuniziert werden. Dies gibt Unternehmen zusätzlich Publizität und schafft Attraktivität für kommende Veranstaltungen. Instrumente dafür gibt es zahlreiche, hier nur eine Auswahl:
   
  • Eigene Web- und Social Media Kanäle: Website, Newsletter, Blog, Twitter, FB, G+ etc.
  • Slideshare für Präsentationen
  • Youtube / Vimeo für multimediale Inhalte
  • Flickr / Instagram / Pinterest für Fotos
  • etc.
     
• Zu dem bekannten “Debriefing” der Veranstaltung und der Analyse der Medienpräsenz gehört auch das Monitoring der Social Media Aktivitäten als fester Bestandteil dazu. Dabei gibt es verschiedene Lösungen für die unterschiedlichen Anforderungen. Von kostenlosen Tools für “einfache Abfragen” bis hin zu professionellen Monitoring Lösungen mit detaillierten Auswertungsmöglichkeiten für Unternehmen, Markt und Mitbewerbern.

Wichtig: Im Vorfeld definieren welche Social Media Massnahmen umgesetzt werden sollen. Diese frühzeitig planen und die personellen und zeitlichen Ressourcen bereitstellen. Aus dem Event lernen, verbessern und die Social Media Aktivitäten laufend weiterentwickeln. Es macht aus unserer Sicht keinen Sinn “alles auf einmal” zu wollen. Resultat ist oftmals, dass man sich dabei verzettelt und alles ein bisschen, aber nichts konsequent macht. Auch hier gilt, “weniger ist oftmals mehr”. Wir wünschen euch für die kommenden Events - hoffentlich mit Einbezug von Social Media - viel Erfolg ... und nicht vergessen, learning by doing!